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 Korrespondenz-Knigge: Der richtige Umgang mit elektronischer Post 
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Ungelesener Beitrag Korrespondenz-Knigge: Der richtige Umgang mit elektronischer Post
Korrespondenz-Knigge: Der richtige Umgang mit elektronischer Post

die Kommunikation per E-Mail ist in den meisten Unternehmen inzwischen üblicher als der herkömmliche Brief. Geschrieben wird, was das Zeug hält. Der E-Mail-Austausch steht für schnelle, unkomplizierte Kommunikation. Bei einem Brief zerbricht man sich eher den Kopf, was man wie schreibt. Nur bei E-Mails geht’s meist „ruckzuck“. Besteht da nicht die Gefahr, dass um der Schnelligkeit willen einige Gesetze, Empfehlungen, Regeln oder Höflichkeitsformeln missachtet werden?

An dieser Stelle erhalten Sie Tipps für den korrekten, höflichen, sinn- und stilvollen Umgang mit der Korrespondenzform E-Mail.

Anlagen nur verschicken, wenn es nötig ist

Heute ist es ein Leichtes, an eine E-Mail noch eine Datei anzuhängen. Dem Computer ist es völlig egal, wie groß diese Datei ist. Ob Sie eine große PowerPoint-Präsentation oder eine riesige Excel-Datei ergänzen, spielt dabei keine Rolle.

Leider vergisst man dabei sehr oft, dass diese großen Dateien das Firmennetzwerk belasten und die Telefongebühren in die Höhe schnellen lassen können, wenn Sie nicht über eine Standleitung oder Flatrate verfügen.

Denken Sie daran und hängen Sie nur dann Dateien an Ihre E-Mails, wenn der Empfänger diese wirklich benötigt. Wenn Ihre Datei deutlich größer als 1 MB ist, verkleinern („zippen“) Sie diese mit einem Packprogramm wie zum Beispiel WinZip.

Eine Anrede muss (fast) immer sein

E-Mails sind so herrlich unkompliziert, und außerdem soll es immer ganz schnell gehen. Leider bleibt dabei häufig eine ordentliche Anrede auf der Strecke. Aber seien Sie einmal ehrlich: Sparen Sie wirklich Zeit, wenn Sie auf eine Anrede verzichten?

Tipp: Zu jeder geschäftlichen E-Mail gehört eine Anrede. Eine Anrede gehört zum guten Ton! Dies gilt für den Versand von internen und externen Mails. Die Empfehlungen für E-Mail-Anreden stimmen mit denen für die Brief-Korrespondenz überein. Wenn Sie jemanden in einem herkömmlichen Brief nicht mit „Hallo, Herr Müller“ anreden würden, sollten Sie dies in einer E-Mail auch nicht tun.

Ausnahme: Sie mailen mit einer Person in ständigem Wechsel, um einen Sachverhalt binnen kürzester Zeit zu klären. Ab Ihrer dritten Antwort würde ein „Sehr geehrter Herr Schneider“ albern und überflüssig erscheinen. Hier können Sie auf die Anrede verzichten.

Aussagekräftigen Betreff wählen

Damit für den Empfänger auf den ersten Blick ersichtlich ist, worum es in der E-Mail geht, versehen Sie Ihren elektronischen Brief mit einem aussagekräftigen Titel. Denn Sie wissen selbst: Der Betreff ermöglicht dem Empfänger Ihrer Nachricht einen effektiven Umgang damit.

Ist der Betreff aussagekräftig, hat dies den Vorteil, dass die E-Mails nach Prioritäten geöffnet werden können. Bei der heutigen E-Mail-Flut ist ein Arbeiten nach Prioritäten unumgänglich.

Deshalb: Erleichtern Sie den Empfängern mit eindeutigen Betreffs die bessere Verwaltung. Auch ein nachträglicher Zugriff auf bereits eingesehene, alte Emails wird dadurch vereinfacht. Passen Sie den Betreff gegebenenfalls an, z. B. wenn Sie auf eine „Anfrage“ antworten. Ändern Sie den Betreff in „Ihre Anfrage vom …“ oder „Angebot über …“. Löschen Sie – wenn nötig – die vielen „Re:“ und „Aw:“ aus der Betreffzeile.

Wann Sie Cc durch Bcc ersetzen sollten

Vielen ist lediglich das „Cc“ und nicht das „Bcc“ bekannt. „Cc“ steht für „Carbon Copy“ und bedeutet, dass jemand eine Kopie dieser E-Mail erhält. Die eingegebene E-Mail-Adresse ist dann sowohl für den Erst-Empfänger als auch für alle im „Cc“ eingegebenen Adressaten ersichtlich. Und das ist in vielen Fällen der Haken.

Oft ist es unhöflich oder unangebracht, die E-Mail-Adressen allen anderen zugänglich zu machen. Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie versenden per E-Mail ein Schreiben an Kunden und führen alle Kundenadressen im „Cc“ auf. Es ist sicher nicht im Sinne Ihrer Kunden, dass deren E-Mail-Adressen „herumgeschickt“ und anderen zugänglich gemacht werden. Außerdem nehmen Sie der Mail das Persönliche, wenn alle sehen, wie viele Adressaten noch angeschrieben wurden.

Deshalb: Wenn Ihre Mail an mehrere Personen geschickt wird, die den Verteiler nicht kennen sollen, setzen Sie deren Adressen ins „Bcc“, also als „Blind Carbon Copy“.

Grußformeln ohne Abkürzungen

Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem Gruß, wie Sie es auch in einem Brief tun. Setzen Sie dabei den Gruß mit einer Leerzeile vom Text ab. Verzichten Sie auf Abkürzungen wie etwa MfG. Selbst bei internen Mails hinterlässt ein „MfG“ oft einen unhöflichen Nachgeschmack. Üben Sie sich im guten Umgangston, und nehmen Sie sich bei jeder Mail die Zeit für einen ausgeschriebenen Gruß. Alternativ: Richten Sie Ihre Signatur so ein, dass ein Gruß automatisch enthalten ist.

Ausnahme: Sie stehen in direktem E-Mail-Online-Kontakt: Frage-Antwort-Frage-Antwort. In diesem Fall ist es natürlich nicht notwendig, immer einen Gruß hinzuzufügen.

_________________
Ich und mein Team wünscht euch viel spass beim stöbern

Wer Interesse hat, kann sich hier anmelden und mitmachen

Hier der Link zu Anmeldung:

http://mikes-welt.phpbb8.de/ucp.php?mode=register

Viel Spass und ein Lg

Admin


Do 27. Feb 2014, 11:08
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